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Belegkette / Vorgangsakte (Kundenservice)

jtl_belegkette

AufträgeRechnungenLieferscheine & VersandRetourennur lesend

Was das Tool macht

Der Kundenservice-Einstieg: ausgehend von EINER Belegnummer (Auftrag, Lieferschein oder Rechnung) werden alle verknüpften Belege des Vorgangs gesammelt - Auftrag, Lieferscheine mit Tracking-Links, Rechnungen samt Zahlungsstatus und Korrekturkennzeichen, sowie Retouren mit Gründen. Beantwortet Kundenfragen zum Vorgang in einem Aufruf. Nutze dieses Tool für 'Kunde fragt zu Auftrag X', 'Wo ist meine Lieferung?', 'Alles zum Vorgang', 'Sendungsverfolgung zu Rechnung Y'.

Eingaben

belegnummerPflichtBeliebige Belegnummer des Vorgangs, so wie JTL sie anzeigt - z.B. 'OR-527176', 'OR-527187-001' oder 'IN-450613'; eigene Nummernkreise werden automatisch zugeordnet

Die Eingaben füllt die KI aus deiner Frage. Du musst dir keine Parameternamen merken.

So wird gerechnet

Der Rechenweg in der Reihenfolge, in der das Tool arbeitet: Abruf, Filter, Berechnung, Ausgabe. Aus dem Tool-Code abgeleitet, damit nachvollziehbar ist, warum eine Zahl so ist. Dieselbe Auskunft liefert das Tool kiuser_tool_logik direkt im KI-Chat.

  1. 1Bestimmt zuerst die Auftragsnummer als Anker. Mit JTL-Standardpräfix (OR-/IN-/RET-) wird nur der erkannte Typ geladen, sonst die Nummer in JTL nachgeschlagen in der Reihenfolge Auftrag (GraphQL, exakte Nummer), Rechnung (GraphQL), Lieferschein nach dem Standardmuster Auftragsnummer-001, Retoure (Retourenliste), zuletzt Suche in der Lieferscheinliste; der erste Treffer zählt. Auftrag: die Nummer selbst; Rechnung: Auftragsnummer im Rechnungskopf; Retoure: verknüpfter Auftrag per REST v1.3; Lieferschein: Nummer ohne Endung, sofern es diesen Auftrag gibt.
  2. 2Lädt den Auftragskopf per GraphQL und sucht den Auftrag in der REST-v1.3-Liste (Auftragsdatum als Sortierschlüssel), um die Positionen zu laden.
  3. 3Lieferscheine: die Nummer Auftrag-001 wird gezielt gesucht, danach -002 bis -006 nacheinander, bis eine Nummer fehlt; je Lieferschein die Pakete mit Tracking-Nummer, Tracking-Link, Versandart, Gewicht und Daten.
  4. 4Rechnungen: die im Auftrag hinterlegten Rechnungsnummern (salesInvoiceNumbers, getrennt durch Komma, Semikolon oder Leerzeichen) werden einzeln per GraphQL geladen (4 parallel).
  5. 5Je Rechnung: Beträge, offener Betrag, Zahlungsstatus, Zahlungs- und Fälligkeitsdatum, Mahnstufe, Storno- und Korrekturkennzeichen samt Korrekturbetrag.
  6. 6Retouren: serverseitig über die Auftrags-ID gefiltert (REST v1.3, bis 100), dazu die Positionen mit Grund, Warenzustand und Gutschrift-Kennzeichen in Klartext.
  7. 7Zusammenfassung: Anzahl Lieferscheine, Pakete, Rechnungen und Retouren, offener Betrag = Summe der offenen Rechnungsbeträge, Anzahl Rechnungen mit Korrektur.

Annahmen und Grenzen

  • Es werden höchstens sechs Lieferscheine je Auftrag gesucht; eine Lücke in der Nummerierung beendet die Suche.
  • Rechnungen erscheinen nur, wenn sie im Auftragskopf verknüpft sind; das Korrekturdokument selbst ist nicht abrufbar.
  • Wird zur Eingabe kein Beleg gefunden oder nennt der gefundene Beleg keinen Auftrag (z. B. Retoure ohne Auftragsbezug, Lieferschein mit eigenem Nummernkreis), endet das Tool mit einer Fehlermeldung.
  • Lieferscheine zum Auftrag werden nur nach dem Standardmuster Auftragsnummer-001 gefunden; bei eigenem Lieferschein-Nummernkreis bleibt die Liste leer (Hinweis in der Antwort), weil die JTL-API am Lieferschein keinen Auftragsverweis liefert. Ein als Ausgangspunkt eingegebener Lieferschein wird immer aufgeführt.
  • Ohne Treffer in der REST-Auftragsliste fehlen Positionen und Retouren, da beide die Auftrags-ID benötigen.

So sieht eine Antwort aus

Claude · Belegkette / Vorgangsakte (Kundenservice)

Zu Rechnung IN-400512 gehört der Vorgang um Auftrag OR-500123 für Muster Handels GmbH (K-10042), erreichbar unter einkauf@muster-handels.example. Der Auftrag vom 28.08. über 4.820,50 € netto ist vollständig versendet und bezahlt. Versand: Lieferschein OR-500123-001 vom 29.08. mit 2 Paketen. Die Sendung 1Z000000000000001 (13 kg) ging am 29.08. raus – Sendungsverfolgung unter beispiel-carrier.example/track/1Z000000000000001. Rechnung: IN-400512 über 4.820,50 €, am 10.09. vollständig bezahlt, keine Korrektur. Retouren gibt es zu diesem Vorgang keine. Dem Kunden kannst du also bestätigen: Ware ist unterwegs beziehungsweise zugestellt, alles bezahlt, nichts offen.

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